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財政部會計司解讀企業內控指引第13號——業務外包

《企業內部控制應用指引第13——業務外包》所稱的業務外包,是指企業利用專業化分工優勢,將日常經營中的部分業務委托給本企業以外的專業服務機構或經濟組織(以下簡稱承包方)完成的經營行為,通常包括研發、資信調查、可行性研究、委托加工、物業管理、客戶服務、IT服務等。隨著社會主義市場發展及國際產業分工呈細化趨勢,我國業務外包市場必將有較大發展。適應這種發展趨勢,財政部研究制定了《企業內部控制應用指引第13——業務外包》,對于規范業務外包行為,防范業務外包風險,具有重要的意義。本文就此進行解讀。

一、業務外包流程

  業務外包流程主要包括:制定業務外包實施方案、審核批準、選擇承包方、簽訂業務外包合同、組織實施業務外包活動、業務外包過程管理、驗收、會計控制等環節。如下圖所示。該圖列示的業務外包流程適用于各類企業的一般業務外包,具有通用性。企業在實際開展業務外包時,可以參照此流程,并結合自身情況予以擴充和具體化。

    業務外包基本流程圖

二、各環節的主要風險點及管控措施

(一)制定業務外包實施方案

制定業務外包實施方案,是指企業根據年度生產經營計劃和業務外包管理制度,結合確定的業務外包范圍,制定實施方案。該環節的風險主要是:企業缺乏業務外包管理制度,導致制定實施方案時無據可依;業務外包管理制度未明確業務外包范圍,可能導致有關部門在制定實施方案時,將不宜外包的核心業務進行外包;實施方案不合理、不符合企業生產經營特點或內容不完整,可能導致業務外包失敗。

主要管控措施:第一,建立和完善業務外包管理制度,根據各類業務與核心主業的關聯度、對外包業務的控制程度以及外部市場成熟度等標準,合理確定業務外包的范圍,并根據是否對企業生產經營有重大影響對外包業務實施分類管理,以突出管控重點,同時明確規定業務外包的方式、條件、程序和實施等相關內容。第二,嚴格按照業務外包管理制度規定的業務外包范圍、方式、條件、程序和實施等內容制定實施方案,避免將核心業務外包,同時確保方案的完整性。第三,根據企業年度預算以及生產經營計劃,對實施方案的重要方面進行深入評估以及復核,包括承包方的選擇方案、外包業務的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式、員工培訓計劃等,確保方案的可行性。第四,認真聽取外部專業人員對業務外包的意見,并根據其合理化建議完善實施方案。

(二)審核批準

審核批準,是指企業應當按照規定的權限和程序審核批準業務外包實施方案。該環節的主要風險是:審批制度不健全,導致對業務外包的審批不規范;審批不嚴格或者越權審批,導致業務外包決策出現重大疏漏,可能引發嚴重后果;未能對業務外包實施方案是否符合成本效益原則進行合理審核以及做出恰當判斷,導致業務外包不經濟。

主要管控措施:第一,建立和完善業務外包的審核批準制度。明確授權批準的方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規定各層級人員應當在授權范圍內進行審批,不得超越權限審批。同時加大對分公司重大業務外包的管控力度,避免因分公司越權進行業務外包給企業帶來不利后果。第二,在對業務外包實施方案進行審查和評價時,應當著重對比分析該業務項目在自營與外包情況下的風險和收益,確定外包的合理性和可行性。第三,總會計師或企業分管會計工作的負責人應當參與重大業務外包的決策,對業務外包的經濟效益做出合理評價。第四,對于重大業務外包方案,應當提交董事會或類似權力機構審批。

(三)選擇承包方

選擇承包方,是指企業應當按照批準的業務外包實施方案選擇承包方。該環節的主要風險是:承包方不是合法設立的法人主體,缺乏應有的專業資質,從業人員也不具備應有的專業技術資格,缺乏從事相關項目的經驗,導致企業遭受損失甚至陷入法律糾紛;外包價格不合理,業務外包成本過高導致難以發揮業務外包的優勢;存在接受商業賄賂的舞弊行為,導致相關人員涉案。

主要管控措施:第一,充分調查候選承包方的合法性,即是否為依法成立、合法經營的專業服務機構或經濟組織,是否具有相應的經營范圍和固定的辦公場所。第二,調查候選承包方的專業資質、技術實力及其從業人員的履歷和專業技能。第三,考察候選承包方從事類似項目的成功案例、業界評價和口碑。第四,綜合考慮企業內外部因素,對業務外包的人工成本、營銷成本、業務收入、人力資源等指標進行測算分析,合理確定外包價格,嚴格控制業務外包成本。第五,引入競爭機制,按照有關法律法規,遵循公開、公平、公正的原則,采用招標方式等適當方式,擇優選擇承包方。第六,按照規定的程序和權限從候選承包方中做出選擇,并建立嚴格的回避制度和監督處罰制度,避免相關人員在選擇承包方過程中出現受賄和舞弊行為。

(四)簽訂業務外包合同

確定承包方后,企業應當及時與選定的承包方簽訂業務外包合同,約定業務外包的內容和范圍,雙方權利和義務,服務和質量標準,保密事項,費用結算標準和違約責任等事項。該環節的主要風險是:合同條款未能針對業務外包風險做出明確的約定,對承辦方的違約責任界定不夠清晰,導致企業陷入合同糾紛和訴訟;合同約定的業務外包價格不合理或成本費用過高,導致企業遭受損失。

主要管控措施:第一,在訂立外包合同前,充分考慮業務外包方案中識別出的重要風險因素,并通過合同條款予以有效規避或降低。第二,在合同的內容和范圍方面,明確承包方提供的服務類型、數量、成本,以及明確界定服務的環節、作業方式、作業時間、服務費用等細節。第三,在合同的權利和義務方面,明確企業有權督促承包方改進服務流程和方法,承包方有責任按照合同協議規定的方式和頻率,將外包實施的進度和現狀告知企業,并對存在問題進行有效溝通。第四,在合同的服務和質量標準方面,應當規定外包商最低的服務水平要求以及如果未能滿足標準實施的補救措施。第五,在合同的保密事項方面,應具體約定對于涉及本企業機密的業務和事項,承包方有責任履行保密義務。第六,在費用結算標準方面,綜合考慮內外部因素,合理確定外包價格,嚴格控制業務外包成本。第七,在違約責任方面,制定既具原則性又體現一定靈活性的合同條款,以適應環境、技術和企業自身業務的變化。

(五)組織實施業務外包

組織實施業務外包,是指企業嚴格按照業務外包制度、工作流程和相關要求,組織業務外包過程中人、財、物等方面的資源分配,建立與承包方的合作機制,為下一環節的業務外包過程管理做好準備,確保承包方嚴格履行業務外包合同。企業在組織實施業務外包時,應當根據業務外包合同條款,落實雙方應投入的人力資源、資金、硬件及專有資產等,明確承包方提供服務或產品的工作流程、模式、職能架構、項目實施計劃等內容。該環節的主要風險是:組織實施業務外包的工作不充分或未落實到位,影響下一環節業務外包過程管理的有效實施,導致難以實現業務外包的目標。

主要管控措施:第一,按照業務外包制度、工作流程和相關要求,制定業務外包實施全過程的管控措施,包括落實與承包方之間的資產管理、信息資料管理、人力資源管理、安全保密管理等機制,確保承包方在履行外包業務合同時有章可循。第二,做好與承包方的對接工作,通過培訓等方式確保承包方充分了解企業的工作流程和質量要求,從價值鏈的起點開始控制業務質量。第三,與承包方建立并保持暢通的溝通協調機制,以便及時發現并有效解決業務外包過程存在的問題。第四,梳理有關工作流程,提出每個環節上的崗位職責分工、運營模式、管理機制、質量水平等方面的要求,并建立對應的即時監控機制,及時檢查、收集和反饋業務外包實施過程的相關信息。

(六)業務外包過程管理

根據業務外包合同的約定,承包方會采取在特定時點向企業一次性交付產品或在一定期間內持續提供服務的方式交付業務外包成果。由于承包方交付成果的方式不同,業務外包過程也有所不同,前者的業務外包過程是指承包方對產品的設計制造過程,后者的業務外包過程是指承包方持續提供服務的整個過程。該環節的主要風險是:承包方在合同期內因市場變化等原因不能保持履約能力,無法繼續按照合同約定履行義務,導致業務外包失敗和本企業生產經營活動中斷;承包方出現未按照業務外包合同約定的質量要求持續提供合格的產品或服務等違約行為,導致企業難以發揮業務外包優勢,甚至遭受重大損失;管控不力,導致商業秘密泄漏。

主要管控措施:第一,在承包方提供服務或制造產品的過程中,密切關注重大業務外包承包方的履約能力,采取承包方動態管理方式,對承包方開展日常績效評價和定期考核。第二,對承包方的履約能力進行持續評估,包括承包方對該項目的投入是否能夠支持其產品或服務質量達到企業預期目標,承包方自身的財務狀況、生產能力、技術創新能力等綜合能力是否滿足該項目的要求。第三,建立即時監控機制,一旦發現偏離合同目標等情況,應及時要求承包方調整改進。第四,對重大業務外包的各種意外情況做出充分預計,建立相應的應急機制,制定臨時替代方案,避免業務外包失敗造成企業生產經營活動中斷。第五,有確鑿證據表明承包方存在重大違約行為,并導致業務外包合同無法履行的,應當及時終止合同,并指定有關部門按照法律程序向承包方索賠。第六,切實加強對業務外包過程中形成的商業信息資料的管理。

(七)驗收

在業務外包合同執行完成后需要驗收的,企業應當組織相關部門或人員對完成的業務外包合同進行驗收。該環節的主要風險是:驗收方式與業務外包成果交付方式不匹配,驗收標準不明確,驗收程序不規范,使驗收工作流于形式,不能及時發現業務外包質量低劣等情況,可能導致企業遭受損失。

主要管控措施:第一,根據承包方業務外包成果交付方式的特點,制定不同的驗收方式。一般而言,可以對最終產品或服務進行一次性驗收,也可以在整個外包過程中分階段驗收。第二,根據業務外包合同的約定,結合在日常績效評價基礎上對外包業務質量是否達到預期目標的基本評價,確定驗收標準。第三,組織有關職能部門、財會部門、質量控制部門等的相關人員,嚴格按照驗收標準對承包方交付的產品或服務進行審查和全面測試,確保產品或服務符合需求,并出具驗收證明。第四,驗收過程中發現異常情況的,應當立即報告,查明原因,視問題的嚴重性與承包方協商采取恰當的補救措施,并依法索賠。第五,根據驗收結果對業務外包是否達到預期目標作出總體評價,據此對業務外包管理制度和流程進行改進和優化。

(八)會計控制

會計控制是指企業應當根據國家統一的會計準則制度,加強對外包業務的核算與監督,并做好外包費用結算工作。該環節的主要風險是:缺乏有效的業務外包會計系統控制,未能全面真實地記錄和反映企業業務外包各環節的資金流和實物流情況,可能導致企業資產流失或貶損;業務外包相關會計處理不當,可能導致財務報告信息失真;結算審核不嚴格、支付方式不恰當、金額控制不嚴,可能導致企業資金損失或信用受損。

主要管控措施:第一,企業財會部門應當根據國家統一的會計準則制度,對業務外包過程中交由承包方使用的資產、涉及資產負債變動的事項以及外包合同訴訟等加強核算與監督。第二,根據企業會計準則制度的規定,結合外包業務特點和企業管理機制,建立完善外包成本的會計核算方法,進行有關會計處理,并在財務報告中進行必要、充分的披露。第三,在向承包方結算費用時,應當依據驗收證明,嚴格按照合同約定的結算條件、方式和標準辦理支付。


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