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財政部會計司解讀企業內控指引第7號——采購業務

發表時間:2019-02-13 12:30

《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》中所稱采購,是指企業購買物資(或接受勞務)及支付款項等相關活動。其中,物資主要包括企業的原材料、商品、工程物資、固定資產等。采購是企業生產經營的起點,既是企業的“實物流”的重要組成部分,又與“資金流”密切關聯。眾所周知,采購物資的質量和價格、供應商的選擇、采購合同的訂立、物資的運輸、驗收等供應鏈狀況,在很大程度上決定了企業的生存與可持續發展。采購流程的環節雖不很復雜,但蘊藏的風險卻是巨大的。基于以上考慮,《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》對采購的主要流程進行了梳理,明確了采購業務的主要風險點,針對性地提出了相應的控制措施。本文就此進行解讀。

企業在健全采購業務內部控制時,應當比照健全資金、資產業務內部控制,著力從全面梳理相關流程入手。在此過程中,企業應當對采購業務管理現狀進行全面分析與評價,既要對照現有采購管理制度,檢查相關管理要求是否落實到位,又要審視相關管理流程是否科學合理、是否能夠較好地保證物資和勞務供應順暢、物資采購是否能夠與生產和銷售等供應鏈其他環節緊密銜接。在此基礎上,要著力健全各項采購業務管理制度,落實責任制,不斷提高制度執行力,確保物資和勞務采購按質按量按時和經濟高效地滿足生產經營的需求。

一、采購業務流程

采購業務流程主要涉及編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應商、確定采購價格、訂立框架協議或采購合同、管理供應過程、驗收、退貨、付款、會計控制等環節。如下圖所示。該圖列示的采購流程適用于各類企業的一般采購業務,具有通用性。企業在實際開展采購業務時,可以參照此流程,并結合自身情況予以擴充和具體化。

二、各環節的主要風險點及管控措施

(一)編制需求計劃和采購計劃

采購業務從計劃(或預算)開始,包括需求計劃和采購計劃。企業實務中,需求部門一般根據生產經營需要向采購部門提出物資需求計劃,采購部門根據該需求計劃歸類匯總平衡現有庫存物資后,統籌安排采購計劃,并按規定的權限和程序審批后執行。該環節的主要風險是:需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購,甚至與企業生產經營計劃不協調等。

主要管控措施:第一,生產、經營、項目建設等部門,應當根據實際需求準確、及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時,不能指定或變相指定供應商。對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有資料,經專業技術部門研討后,經具備相應審批權限的部門或人員審批。第二,采購計劃是企業年度生產經營計劃的一部分,在制定年度生產經營計劃過程中,企業應當根據發展目標實際需要,結合庫存和在途情況,科學安排采購計劃,防止采購過高或過低。第三,采購計劃應納入采購預算管理,經相關負責人審批后,作為企業剛性指令嚴格執行。

(二)請購

請購是指企業生產經營部門根據采購計劃和實際需要,提出的采購申請。該環節的主要風險是:缺乏采購申請制度,請購未經適當審批或超越授權審批,可能導致采購物資過量或短缺,影響企業正常生產經營。

主要管控措施:第一,建立采購申請制度,依據購買物資或接受勞務的類型,確定歸口管理部門,授予相應的請購權,明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。企業可以根據實際需要設置專門的請購部門,對需求部門提出的采購需求進行審核,并進行歸類匯總,統籌安排企業的采購計劃。第二,具有請購權的部門對于預算內采購項目,應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續,并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目,應先履行預算調整程序,由具備相應審批權限的部門或人員審批后,再行辦理請購手續。第三,具備相應審批權限的部門或人員審批采購申請時,應重點關注采購申請內容是否準確、完整,是否符合生產經營需要,是否符合采購計劃,是否在采購預算范圍內等。對不符合規定的采購申請,應要求請購部門調整請購內容或拒絕批準。

(三)選擇供應商

選擇供應商,也就是確定采購渠道。它是企業采購業務流程中非常重要的環節。該環節的主要風險是:供應商選擇不當,可能導致采購物資質次價高,甚至出現舞弊行為。

主要管控措施:第一,建立科學的供應商評估和準入制度,對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查,確定合格的供應商清單,健全企業統一的供應商網絡。企業新增供應商的市場準入、供應商新增服務關系以及調整供應商物資目錄,都要由采購部門根據需要提出申請,并按規定的權限和程序審核批準后,納入供應商網絡。企業可委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。第二,采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則,擇優確定供應商,在切實防范舞弊風險的基礎上,與供應商簽訂質量保證協議。第三,建立供應商管理信息系統和供應商淘汰制度,對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和考核評價,根據考核評價結果,提出供應商淘汰和更換名單,經審批后對供應商進行合理選擇和調整,并在供應商管理系統中作出相應記錄。

(四)確定采購價格

如何以最優“性價比”采購到符合需求的物資,是采購部門的永恒主題。該環節的主要風險是:采購定價機制不科學,采購定價方式選擇不當,缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監控,引起采購價格不合理,可能造成企業資金損失。

主要管控措施:第一,健全采購定價機制,采取協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價采購等多種方式,科學合理地確定采購價格。對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩定的物資,通過招標、聯合談判等公開、競爭方式簽訂框架協議。第二,采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢,確定重要物資品種的采購執行價格或參考價格。建立采購價格數據庫,定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。

(五)訂立框架協議或采購合同

框架協議是企業與供應商之間為建立長期物資購銷關系而作出的一種約定。采購合同是指企業根據采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協議,該協議對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出了明確規定(企業向供應商支付合同規定的金額、結算方式,供應商按照約定時間、期限、數量與質量、規格交付物資給采購方)。該環節的主要風險是:框架協議簽訂不當,可能導致物資采購不順暢;未經授權對外訂立采購合同,合同對方主體資格、履約能力等未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐,可能導致企業合法權益受到侵害。

主要管控措施:第一,對擬簽訂框架協議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估;框架協議的簽訂應引入競爭制度,確保供應商具備履約能力。第二,根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況,擬訂采購合同,準確描述合同條款,明確雙方權利、義務和違約責任,按照規定權限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同,應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判,必要時可聘請外部專家參與相關工作。第三,對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異,應當作出統一規定。

(六)管理供應過程

管理供應過程,主要是指企業建立嚴格的采購合同跟蹤制度,科學評價供應商的供貨情況,并根據合理選擇的運輸工具和運輸方式,辦理運輸、投保等事宜,實時掌握物資采購供應過程的情況。該環節的主要風險是:缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤,運輸方式選擇不合理,忽視運輸過程保險風險,可能導致采購物資損失或無法保證供應。

主要管控措施:第一,依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況,對有可能影響生產或工程進度的異常情況,應出具書面報告并及時提出解決方案,采取必要措施,保證需求物資的及時供應。第二,對重要物資建立并執行合同履約過程中的巡視、點檢和監造制度。對需要監造的物資,擇優確定監造單位,簽訂監造合同,落實監造責任人,審核確認監造大綱,審定監造報告,并及時向技術等部門通報。第三,根據生產建設進度和采購物資特性等因素,選擇合理的運輸工具和運輸方式,辦理運輸、投保等事宜。第四,實行全過程的采購登記制度或信息化管理,確保采購過程的可追溯性。

(七)驗收

驗收是指企業對采購物資和勞務的檢驗接收,以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。該環節的主要風險是:驗收標準不明確、驗收程序不規范、對驗收中存在的異常情況不作處理,可能造成賬實不符、采購物資損失。

主要管控措施:第一,制定明確的采購驗收標準,結合物資特性確定必檢物資目錄,規定此類物資出具質量檢驗報告后方可入庫。第二,驗收機構或人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明,重點關注采購合同、發票等原始單據與采購物資的數量、質量、規格型號等核對一致。對驗收合格的物資,填制入庫憑證,加蓋物資“收訖章”,登記實物賬,及時將入庫憑證傳遞給財會部門。物資入庫前,采購部門須檢查質量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術性強的、大宗的和新、特物資,還應進行專業測試,必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收。第三,對于驗收過程中發現的異常情況,比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀損的物資等,驗收機構或人員應當立即向企業有權管理的相關機構報告,相關機構應當查明原因并及時處理。對于不合格物資,采購部門依據檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產建設損失的,采購部門要按照合同約定索賠。

(八)付款

付款是指企業在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后,按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項的過程。該環節的主要風險是:付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴,可能導致企業資金損失或信用受損。

主要管控措施:企業應當加強采購付款的管理,完善付款流程,明確付款審核人的責任和權力,嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等相關內容,審核無誤后按照合同規定,合理選擇付款方式,及時辦理付款。要著力關注以下方面:第一,嚴格審查采購發票等票據的真實性、合法性和有效性,判斷采購款項是否確實應予支付。如審查發票填制的內容是否與發票種類相符合、發票加蓋的印章是否與票據的種類相符合等。企業應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理,如果發現異常情況,應當拒絕向供應商付款,避免出現資金損失和信用受損。第二,根據國家有關支付結算的相關規定和企業生產經營的實際,合理選擇付款方式,并嚴格遵循合同規定,防范付款方式不當帶來的法律風險,保證資金安全。除了不足轉賬起點金額的采購可以支付現金外,采購價款應通過銀行辦理轉賬。第三,加強預付賬款和定金的管理,涉及大額或長期的預付款項,應當定期進行追蹤核查,綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況,發現有疑問的預付款項,應當及時采取措施,盡快收回款項。

(九)會計控制

會計控制主要指采購業務會計系統控制。該環節的主要風險是:缺乏有效的采購會計系統控制,未能全面真實地記錄和反映企業采購各環節的資金流和實物流情況,相關會計記錄與相關采購記錄、倉儲記錄不一致,可能導致企業采購業務未能如實反映,以及采購物資和資金受損。

主要管控措施:第一,企業應當加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制,詳細記錄供應商情況、采購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業票據、款項支付等情況,做好采購業務各環節的記錄,確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。第二,指定專人通過函證等方式,定期向供應商寄發對賬函,核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項,對供應商提出的異議應及時查明原因,報有權管理的部門或人員批準后,做出相應調整。

三、采購業務的后評估

由于采購業務對企業生存與發展具有重要影響,《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》強調企業應當建立采購業務后評估制度。就此,企業應當定期對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質量、采購成本、協調或合同簽約與履行情況等物資采購供應活動進行專項評估和綜合分析,及時發現采購業務薄弱環節,優化采購流程,同時,將物資需求計劃管理、供應商管理、儲備管理等方面的關鍵指標納入業績考核體系,促進物資采購與生產、銷售等環節的有效銜接,不斷防范采購風險,全面提升采購效能。


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